Управлінський документообіг

Комплексна постановка системи документаційного забезпечення управління дозволить встановити єдині принципи роботи з документами на всіх рівнях управління.

Документаційне забезпечення управління (ДЗУ) — вид забезпечення управління підприємством, який включає фіксацію, передачу і зберігання інформації про стан підприємства і керуючих впливів щодо зміни її стану. ДЗУ служить не тільки для забезпечення інформацією керівництва, але є способом ведення бізнесу та здійснення практичного керівництва підприємством.

Основною метою консалтингу в області ДЗУ є встановлення єдиних принципів роботи з документами на всіх рівнях управління, організація документообігу підприємства, скорочення кількості та підвищення якості документів, створення умов для ефективного застосування прогресивних технічних засобів і технологій збору, обробки, руху, аналізу інформації, вдосконалення роботи апарату управління.

В яких випадках доцільно використовувати дану послугу:

  • для вдосконалення системи управління та підвищення ефективності управління підприємством;
  • для полегшення управління всією діяльністю підприємства (регламентація бізнес-процесів, робота колективу по актуалізованим нормативним документам);
  • для підвищення конкурентоспроможності за рахунок більш швидкого прийняття рішень, якісного і своєчасного виконання рішень.

Консалтинг в області документаційного забезпечення управління

Для визначення напрямків роботи з оптимізації діловодства та організації документообігу рекомендується провести експрес-діагностику, яка дозволить більш точно оцінити трудомісткість робіт. Вартість експрес — діагностики враховується при визначенні загальної вартості робіт.

Проведення експрес-діагностики стану діловодства та організації документообігу підприємства включає в себе наступні роботи:

  • аналіз зразків внутрішньої документації та існуючого документообігу підприємства;
  • аналіз існуючого діловодства (практики роботи з документами, практики зберігання документів, практики формування справ);
  • інтерв’ювання керівництва підприємства, співробітників підрозділів;
  • підготовка експрес — звіту за результатами діагностики та рекомендації щодо оптимізації технологій ДЗУ (пропонований перелік робіт).


Обстеження та підготовка матеріалів по результатам діагностики системи документаційного забезпечення управління включає в себе наступні роботи:

  • аналіз зразків внутрішньої документації та класифікація документів;
  • аналіз існуючого документообігу підприємства;
  • аналіз існуючого діловодства (практики роботи з документами, практики зберігання документів, практики формування справ, відповідність діючим стандартам і нормам);
  • аналіз номенклатури справ підприємства;
  • анкетування співробітників спеціалізованих підрозділів та інших підрозділів, що займаються документообігом підприємства, з метою виявлення фактичного стану використання технологій по ДЗУ і практики документування прийнятих рішень;
  • інтерв’ювання керівництва підприємства, співробітників спеціалізованих та інших підрозділів;
  • підготовка звіту за результатами діагностики системи ДЗУ, аналіз отриманих даних, включаючи створення схем реалізації технологій ДЗУ, моделей «як є», підготовка рекомендацій щодо оптимізації технологій ДЗУ, включаючи оптимізацію структури спеціалізованих підрозділів.


Проектування системи документаційного забезпечення управління включає в себе наступні роботи:

  • розробка концепції системи документаційного забезпечення управління підприємством;
  • розробка пакета нормативних документів;
  • розробка рекомендацій щодо вдосконалення номенклатури справ підприємства;
  • супровід впровадження системи документаційного забезпечення управління.


Комплексна постановка системи документаційного забезпечення управління включає в себе наступні роботи:

— діагностика системи ДЗУ;
— проектування системи ДЗУ;
— впровадження системи ДЗУ;
навчання співробітників, відповідальних за документообіг та діловодство;
— дослідна експлуатація системи ДЗУ.



Удосконалення системи документаційного забезпечення управління та підготовка до впровадження електронного документообігу включає в себе наступні роботи:

  • розробка положення про документаційне забезпечення управління;
  • розробка пакета регламентів виконання заходів з документаційного забезпечення управління;
  • розробка рекомендацій щодо вдосконалення номенклатури справ підприємства;
  • розробка альбому форм документів підприємства;
  • розробка регламенту внесення змін до системи документаційного забезпечення управління.


Організація електронного документообігу включає в себе наступні роботи:

  • аналіз існуючої системи, виявлення неоптимальних зон в рамках життєвого циклу основних документів, розробка концепції майбутньої системи документаційного забезпечення управління;
  • створення документів, що регламентують діяльність посадових осіб та підрозділів при роботі з документами (у тому числі при документуванні прийнятих рішень) із зазначенням тривалості виконання тих чи інших робіт, форм використовуваних документів і відповідальних за проходження процесу в цілому;
  • створення оптимальних маршрутів руху основних документів підприємства;
  • установка, конфігурування автоматизованої системи, навчання персоналу роботі з нею і технічна підтримка працюючої системи.